TEKCHEM- Áp dụng 5S cho toàn bộ hệ thống văn phòng

Với mục tiêu tạo không gian làm việc sạch đẹp tăng hiệu quả công việc, mang lại cảm giác tuyệt vời nhất trong một ngày làm việc cho CBCNV, đầu năm 2024 TEKCHEM đã triển khai mạnhmẽ hoạt động 5S trong toàn hệ thống. Đây là đợt triển khai quy mô, bài bản và có hệ thống.

Nguồn gốc ra đời của phương pháp 5S

Phương pháp 5S được khởi nguồn từ Nhật Bản vào khoảng đầu/ giữa của thế kỷ XX và đã được nhiều công ty trong nước hưởng ứng. Phương pháp này được áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota, trong bối cảnh các nhà lãnh đạo của Toyota mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sự lãng phí tại các dây chuyền sản xuất.

Hệ thống sản xuất đặc biệt của Toyota là sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), Jidoka và các khái niệm liên quan đến môi trường làm việc trực quan. Trong đó, 5S là một phương pháp tiêu biểu được áp dụng để tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự. Một môi trường làm việc như vậy sẽ giúp tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên.

Vì vậy, 5S được xem như một phần trụ cột của "Hệ thống sản xuất của Toyota", được áp dụng thành công và lan rộng trên toàn cầu cho đến ngày nay.

Quy trình 5S

TEKCHEM thực hiện nghiêm túc quy trình 5S

Dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn, Tekchem đã thành lập Ban 5S với thành viên là các lãnh đạo cấp cao. Cùng với Ban 5S, các chuyên gia tư vấn đã tổ chức đánh giá hiện trạng toàn bộ công ty từ khu vực sản xuất đến văn phòng để có kế hoạch triển khai phù hợp. Ban tư vấn cũng chỉ rõ cho doanh nghiệp những bất cập đang tồn tại như: kho vật tư, hàng hóa còn lộn xộn mất nhiều thời gian nhập xuất và kiểm đếm, các máy móc chưa được vệ sinh sạch sẽ, văn phòng giấy tờ chưa được ngăn nắp không thuận tiện cho sử dụng…

Trước những tồn tại trên, Tekchem quyết tâm thực hiện 5S cho toàn bộ hệ thống văn phòng. Cụ thể, công ty tổ chức đào tạo 100% cán bộ, nhân viên về 5S. Mọi hoạt động triển khai đều được thông tin để nhân viên nắm được, điều chỉnh và rút kinh nghiệm. Công ty sẽ có những hoạt động tuyên dương, khen thưởng cho nhân viên, phòng ban thực hiện 5S tốt. Đây là hoạt động luôn được các phòng, ban mong chờ, tạo nên phong trào thi đua sôi nổi trong công ty. 

Bên cạnh đó, công ty còn đầu tư thêm các hạng mục như khẩu hiệu tuyên truyền, các giá kệ… để phục vụ cho truyền thông và sắp xếp các vật dụng trong văn phòng.

Ngoài ra, Tekchem đã xây dựng được tiêu chí đánh giá 5S và thực hiện đánh giá 5S hàng tuần để đảm bảo duy trì hoạt động 5S. Sau một thời gian áp dụng công cụ 5S, công ty đã đạt được hiệu quả tốt trong quản lý, tạo ra môi trường làm việc lý tưởng, nâng cao chất lượng làm việc tại doanh nghiệp mình.

Lợi ích của quy trình 5S áp dụng cho hệ thống văn phòng TEKCHEM

Đối với doanh nghiệp

• Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, có tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các vật dụng, thiết bị, công cụ cần thiết cho công việc, từ đó giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng hiệu suất, hiệu quả.
• Giảm chi phí: Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí, do đó giảm chi phí sản xuất và vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ như việc sắp xếp ngăn nắp các vật dụng, thiết bị giúp chúng bền hơn, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và phải thay thế.
• Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, từ đó tăng tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ: Phương pháp 5S giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp tăng sự an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Đối với nhân viên

• Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Nhân viên phát triển thói quen sắp xếp, đặt vật dụng vào vị trí đúng, làm sạch và bảo dưỡng môi trường làm việc giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức. Những thói quen này giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình.
• Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Xây dựng một không gian làm việc thoải mái, giúp tăng tính sáng tạo của mỗi nhân viên.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp giảm nguy cơ tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Lợi ích của mô hình 5S đối với nhân viên

Thực hiện 5S trên toàn thể các công ty thành viên của VIETCHEM

Tekchem cũng như các khối công ty thành viên của Tổng công ty Vietchem được áp dụng đồng bộ quy trình 5S. Theo khảo sát thực tế về hiệu quả của 5S tại một số công ty thành viên cho thấy, 5S đã mang lại rất nhiều lợi ích như: 

Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng: Góc làm việc và không gian làm việc thoải mái và tích cực qua cách bày trí và sắp xếp các tài nguyên vật chất và tài nguyên thông tin như file dữ liệu, giấy tờ, máy móc, thiết bị,… đều được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm.  

Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc: Mỗi nhân sự có thể tập trung vào công việc hơn. Đồng thời, quá trình tìm kiếm dữ liệu và xử lý thông tin trở nên dễ dàng. Từ đó, sắp xếp công việc thông minh để hoàn thành các công việc nhanh chóng. 

Hình thành thói quen tốt, xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều phải chấp hành mỗi ngày tạo nên thói quen trong lối sống và làm việc. Khi đó, tạo được môi trường tích cực thúc đẩy năng lực của mỗi nhân sự hay chính là phát huy sức mạnh nội lực của doanh nghiệp để bứt phá hiệu quả kinh doanh. 

Tăng tính kỷ luật và trách nhiệm của mỗi nhân sự: Mỗi nhân viên tham gia và chịu trách nhiệm trong việc duy trì và áp dụng phương pháp này, từ đó tăng tính kỷ luật và trách nhiệm cá nhân. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro trong quá trình triển khai công việc.

Tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Giảm thiểu chi phí lưu kho: Tinh gọn những vật dụng/ hàng hóa không cần thiết hoặc không còn giá trị. 

Hiểu được những lợi ích tích cực từ việc thực hiện 5S trong công việc, trong việc thúc đẩy và phát triển doanh nghiệp, hơn 500 CBCNV TEKCHEM từ khối văn phòng đến khối Nhà máy đều hào hứng nghiêm túc chấp hành.